Når du planlegger å ta i bruk Zoom ved synkron nettbasert undervisning eller veiledning, er det hensiktmessig å ta i bruk Canvas som hovedinngang. Nedenfor forklarer vi hvordan man oppretter nye Zoom-møterom i Canvas, samt hvordan og når du kan bruke ditt personlige rom ("Personal Meeting Room"). I tillegg beskriver vi hvordan standardoppsettet ser ut og hvilke muligheter man har for å justere innstilliger. Deretter forklarer vi kort hvordan man informerer studentene og kollegaer. I forkant bør du planlegge hva rommet skal bli brukt til og hvilke funksjoner alle brukere skal ha tilgang til. Du bør også tenke på ansvarsfordeling: skal du gjennomføre det alene eller ønsker du å dele ansvaret med flere? (se mer på "Ulike roller og rettigheter").

Bli kjent med hovedbildet

Hvis du har lyst å teste Zoom-funksjonalitet i forkant av den reelle bruken, bruk din personlige "Sandkasse" som alle faglærere i Canvas har (under "Emner"). Da kan du opprette og slette møter, og bli kjent med funksjonaliteten i forkant. Når du er klar for å opprette nye møter, trykker du på Zoom-knappen i den venstre navigeringsmenyen, og du vil deretter komme inn på denne siden (se skjermbilde):
zoom canvas hovedbilde 2.png

Schedule a New Meeting: Når du trykker på denne, oppretter du et nytt møterom. Dette legger seg under "Upcoming meetings"-fanen.

Upcoming Meetings: Her finner du kommende møter som er satt opp i emnet. Egenskapene for møtet kan endres ved å trykke på møteemnet. Du kan starte møtet før tiden ved å trykke "Start", og slette møtet ved å trykke "Delete."

Previous Meetings: Her har du en liste over tidligere avholdte møter. Disse kan reaktiveres og oppdateres hvis man ønsker å gjenbruke et møte ved en senere anledning.

Personal Meeting Room: Dette er ditt eget rom, og "Meeting-id"-en er permanent og kan ikke endres på. Dette "rommet" er godt egnet til kollegaprat og veiledning i mindre grupper. Distribuer nettadressen/meeting-id til aktuelle deltakere.

Cloud Recordings: Cloud recordings er skrudd av for HiØ av hensyn til personvernsforordningen (GDPR).

Opprette et nytt møte ("Schedule New Meeting")

opprette møte.png

Topic: Skriv inn en tittel som er passende for undervisningen/veiledningen. Jo mer forklarende, jo enklere blir det å finne frem både for deg og studentene.

When/Duration: Klokkeslett og dato på når møtet skal foregå, og hvor lenge møtet skal vare.

TimeZone: Som standard bruker Zoom tidssonen du er i.

Recurring meeting: Hvis du vil at møtet skal gjentas til fast tid.

Security

Passcode: Her kan du sette inn et egendefinert passord. Passord kan ikke skrus av.
Waiting room: Tillater "Host"\"Co-Host" å kontrollere når deltakerne blir med i møtet ved å plassere dem i et venterom ("Waiting Room").
Require authentication to join: Denne funksjonen gjør at kun registrerte zoombrukere kan delta i møtet. Dette valget tvinger brukere til å logge seg inn i zoomappen.

Audio: Her kan man forhåndsdefinere standard lydkilde. Det anbefales å beholde den på computer audio.

Video:

Host: Dette er et valg om du ønsker video skal være på eller av ved oppstart av møte.
Participant: Dette er et valg om du ønsker video skal være på eller av ved oppstart av møte.

Meeting Options:

Enable join before host: Aktiver denne for å la deltakerne å kunne komme inn i rommet før "Host."
Mute participants on entry: Deltakerne kommer inn som muted (anbefales på det sterkeste). De kan unmute seg selv ved behov.
Use personal ID: Huk av for denne hvis du ønsker å opprette et møte i ditt personlige møterom.
Record the meeting automatically on the local computer: Denne bør forbli avslått av hensyn til personvernforordningen (GDP

Alternative Hosts: Her kan du skrive ned epostadressen til den/de du ønsker skal kunne starte et møte. Det kan være lurt å ha en kollega som kan tre inn ved for eksempel sykefravær.

OBS!

Hvis man vil forhåndsdefinere grupper for "Breakout Rooms", må man gå via hiof.zoom.us (se mer under "Grupperom og gruppearbeid").

Hvordan informere studentene?

Når du har opprettet et nytt møte vil det se slik ut for deg som faglærer:

Faglærer view Start eller delete.png

Når du er klar for å delta, trykk "Start" (eller "Delete" dersom du vil slettet møtet). I forkant bør du kommunisere til studentene, for eksempel via en "Kunngjøring" i Canvas, at du har opprettet et rom og når undervisningen/veiledningen starter. Studentene trykker da på Zoom-knappen i Canvasmenyen. For å delta klikker de på "Join" (se skjermbildet).

Student view Join.png

PS: Når du oppretter rommet kan du godta at studentene ("Participants") kan logge seg på rommet før møtet starter/"Host" kommer inn.