Hva er målet med anskaffelsen?

Det første man bør undersøke hvis det er avklart et behov og en anskaffelse skal gjennomføres er å undersøke hva målet med anskaffelsen er. I de fleste tilfeller er dette åpenbart som for eksempel skriveutstyr, pulter og stoler til klasserom. Det er derimot ikke alle anskaffelser har like tydelige mål. Et eksempel er fra casen tidligere i modulen der målet var nytt læremateriell til elevene, men på grunn av økonomiske hensyn ble digitale læreverk undersøkt.

Å bruke tid på å avklare behovet for deretter beskrive målet kan gjøre anskaffelsen lettere. Skriv gjerne ned hvilke kriterier som må ligge til grunn for at målet skal oppnås. Ser vi på innkjøp av digitale enheter kan noen av kriteriene være:

Enheten skal være raske i oppstart.
Enheten skal tåle bruk fra elever i grunnskolen.
Pris per enhet må være under ….kr

Ved utarbeidelse av kriteriene kan gjerne andre ansatte og elever inkluderes. Når kriteriene er utformet vil neste steg være å undersøke markedet for løsninger som kan oppfylle kriteriene. For mange og for spesifikke kriterier kan føre til at mange leverandører ute i markedet blir ekskludert selv om produktene er gode nok for å oppnå målet.

Hvordan organisere anskaffelsesprosessen?

Målet er satt, kriteriene er beskrevet og du skal nå organisere anskaffelsesprosessen. Det er tre spørsmål som kan være nyttig å stille før teknologien blir kjøpt inn.

Trengs det prøvetid?

Hvor avgjørende er teknologien for daglig drift?

Hvor lang tid trenger de ansatte?

Mange typer teknologier kan ha stor fordel å bli prøvd ut av personalet før en beslutning tas. Leverandørene gir ofte mulighet til å prøve ut produktet før anskaffelse. I denne prøvetiden er det fordel dersom personalet får mulighet til å prøve ut og gi feedback. De blir inkludert i prosessen samt gi tilbakemelding til hvilket produkt som skal bli kjøpt inn.

Neste spørsmål er hvor avgjørende teknologien er for den daglige driften av skolen?

De fleste essensielle systemer som behandler persondata, økonomistyring og organisasjonsstyring er kjøpt inn sentralt i kommunen/fylkeskommune. Disse systemene krever grundig risikoanalyse ved anskaffelse og er ofte avtaler på større omfang enn en enkelt skole eller enhet. Det er derimot noen teknologier som kan ha stor innvirkning på hverdagen til elever og lærere. Ser vi på for eksempel digitale enheter så vil ødelagt/utdatert utstyr både påvirke tidsbruken i klasserommet og elevenes mulighet til å nå målene i LK20. Elevene kan selvfølgelig jobbe uten digitale enheter en stund, men over tid miste muligheten for å utvikle digitale ferdigheter.

Det er mange tilfeller der en anskaffelse er gjennomført, men de ansatte ikke tar det i bruk. Et vanlig eksempel er nettressurser eller nytt teknisk utstyr. Det kan være ulike grunner til at det ikke blir tatt i bruk, men som nevnt tidligere i modulen er det ofte mangel på tid til både opplæring, erfaringsdeling og “påtvunget” bruk. Denne prosessen ble tatt opp tidligere i modulen under implementering av teknologi og modellen, men for å repetere litt så har Yrjö Engestrøm utviklet en modell for endrings- og utviklingsarbeid.

Den ekspansive læringssirkelen

Her skjer anskaffelsen i steg 3-4 og implementeringen etter selve anskaffelsen. For at personalet skal ta det i bruk over tid så kreves tid til refleksjon og konsolidering av praksis før eventuelle nye endringer skal innføres. Fullan (2017) mener at denne delen er essensiell for å oppnå det han kaller «dyp ledelse». I endringsprosessen bør lederen legge til rette for at innholdet formes og reformes etter hvert som personalet eksperimenterer med endringen og hvordan best implementere den i deres praksis. Videre argumenterer han at lederen også må tilpasse endringsprosessen til hvordan deltakerne responderer og spørsmålene som oppstår underveis.

KILDER

Engeström, Y. (2015). Learning by expanding : an activity-theoretical approach to developmental research (2nd. utg.). Cambridge University Press.

Fullan, M., Guldahl, T., Guldahl, S. V. & Mekki, O. (2017). Ledelse som setter spor : etterlat alltid dine medarbeidere i læring. Cappelen Damm akademisk.