3.7.1 Hva er organisasjonsanalyse?
Du skal nå i gang med å gjøre en analyse av en valgt organisasjon. Spørsmålet er hvordan det gjøres.
Organisasjonsanalyse kan enkelt defineres som et analysearbeid rettet mot å undersøke strukturer, prosesser og kultur innen en organisasjon. Generelt tar man sikte på en helhetlig tilnærming og analyse for å forstå hvordan en organisasjon eller skole fungerer. Målet er gjerne å identifisere områder som kan forbedres. For å oppnå dette, er det nødvendig å undersøke de forskjellige komponentene i organisasjonen. I en skolekontekst kan det for eksempel dreie seg om å forstå skolens mål, oppdrag, dens rolle i lokalmiljøet, hvilke ressurser den disponerer, interne prosesser, samt hvordan elever, lærere og øvrige ansatte har det. Ved å analysere disse faktorene, kan man identifisere områder med styrker og svakheter. Deretter kan man utvikle passende strategier for å forbedre skolen som helhet.
Formulere spørsmål og velg relevant metode
Spørsmålet om hvordan en organisasjonsanalyse skal utføres i praksis, har mange mulige måter, og det finnes ingen felles mal eller metode. Likevel begynner en organisasjonsanalyse alltid med å definere en problemstilling. Dette kan enten formuleres som en utfordring, eller, rett og slett som et forskningsspørsmål. Det bør reflektere hva du ønsker å få svar på eller forklare. Problemstillingene kan variere i perspektiv, og kan være generelle eller systemorienterte. Noen ganger kan spørsmålene være helt konkrete, som for eksempel når man ønsker å kartlegge grad av måloppnåelse. Men dette kan bli komplisert dersom man skal undersøke måloppnåelse i større organisasjoner med mange ulike mål. På den annen side, kan problemstillingene være spesifikke og rettet mot bestemte typer presentasjoner. For eksempel kan det være spørsmål om skolen har sørget for at alle elever har fått tildelt datamaskiner. Det er veldig konkret. Det finnes også andre alternativer. Problemstillingene kan være orientert mot individ, gruppe eller systemnivå. Med andre ord, om man ønsker å undersøke forhold som berører enkelte individer, eller, man ta et steg tilbake, og utgangspunkt i hele skolen som organisasjonen. Det siste spørsmålet kan også brytes ned tematisk. Man vil gjerne kartlegge deler av skolekulturen, samarbeidsånden, eller ulik bruk av teknologi på skolen, temaer analysen kan ta opp.
Det finnes andre tilnærminger du kan bruke i en organisasjonsanalyse. Du kan for eksempel rette analysen mot fortiden, nåtiden eller fremtiden. Det kan være et nyttig perspektiv å ha med seg. Hvis du retter problemstillingen din mot fortiden, for eksempel, blir det viktig å forstå og forklare hvorfor ting utviklet seg som de gjorde. Fokuset ligger på å hente inn erfaringer, med mål om å kartlegge hvilke læring som har funnet sted og hvordan denne relaterer seg til tidligere målsettinger. Analyser av fortiden kan også rettes mot individ- eller gruppenivå, og kan knyttes til spesifikke arbeidssituasjoner. For å visualisere og tydeliggjøre sammenhenger mellom analysemetode og tidsperspektiv, kan det være nyttig å bruke en tabell. Det kan hjelpe deg med å holde oversikt, når du vurderer ulike aspekter av organisasjonsanalysen. Dette er illustrert i tabellen.
Tabell: Ulike nivåer i organisasjonsanalyse. Tilpasset etter Schiefloe, P. M. (2021).
Etter å ha formulert problemstilling eller spørsmål du ønsker svar på, må du bestemme hvilken tilnærming du vil benytte for å gjennomføre datainnsamlingen. Det er et bredt spekter av metoder du kan bruke, som for eksempel dokumentanalyse, registerdata, spørreskjemaer, intervjuer, eller deltakende observasjon. Generelt krever bruk av disse metodene en viss metodekompetanse. Derfor er det viktig at man ikke strekker seg for langt i valget av tilnærming. I tillegg må du vurdere hvilken metode som er mest hensiktsmessig for å kunne besvare spørsmålene du har stilt. For eksempel brukes spørreskjemaer ofte for å undersøke forhold som skal besvares bredt, mens intervjuer går i dybden. Et annet spørsmål er om datainnsamling og analysen skal skje eksternt, internt eller i samarbeid med noen. I noen tilfeller kan det være nødvendig å samarbeide med personer fra organisasjonen. Men vær oppmerksom på at disse kan ha egne agendaer eller interesser. Gruppearbeid og workshops kan også brukes som tilnærming, selv om dette krever organisering. Disse metodene kan gi en viss grad av medvirkning. Hvis du velger å bruke gruppearbeid eller workshops, er det minst to ting som må være plass.. For det første må deltakerne ha en felles forståelse av hvorfor de er der og hvilket spørsmål som skal belyses. For det andre må deltakerne ha et minimum av felles begrepsforståelse, slik at de kan bidra til gruppediskusjonene på en meningsfylt måte.
Digitalisering som et endrings- eller fusjonsprosjekt
I prosjektoppgaven du jobber med, vil du støte på forskjellige problemstillinger som kan påvirke hvilket perspektiv du ønsker å benytte deg av. Et tema som ofte dukker opp i organisasjonsanalyser, som kan være relevant for deg, er endringsprosesser. Digitalisering utløser som oftest endringsprosesser i organisasjoner, også i skolen. Det kan være flere årsaker til at slike prosesser blir satt i gang, men det handler vanligvis om et ønske om å forbedre organisasjonens prestasjon, enten generelt eller innenfor et bestemt område. Når man har gjennomført en endrings- og utviklingsprosess, er det sjelden at alle målene som ble satt for endringsprosessen blir nådd. I mange tilfeller kan det faktisk være det motsatte; det er stort avvik mellom den tiltenkte endringen og det endelige resultatet som ble opplevd i praksis. Det kan være flere forklaringer på hvorfor man opplever avvik (Schiefloe, 2021). Kanskje er beslutningsgrunnlaget for svakt, man tok ikke hensyn til virkeligheten som organisasjonen befinner seg i, eller tilnærmingsmåtene som ble valgt for å kartlegge endringen ikke passet til målet eller oppgavene. En klassisk utfordring er manglende involvering og medvirkning. En vanlig utfordring er at man blindt stoler og tror på at nye formelle strukturer skal lede til endring. I tillegg er det ikke uvanlig at nye organisasjonsstrukturer møtes med motstand, som kan være både aktiv og passiv. Derfor er det viktig å kartlegge og ha en helhetlig og systematisk tilnærming til endringsprosesser. Dette innebærer blant annet å kartlegge formelle strukturer, teknologi, kultur, samhandling og relasjoner. En generell erfaring er at man ofte fokuserer for mye på formelle strukturer og for lite på de uformelle aspektene ved organisasjonen. Spørsmålet er om dette er relevant for din prosjektoppgave.
En annen problemstilling som kan være relevant i din prosjektoppgave, er hvordan man skal innlemme ny teknologi eller få til digitalisering i praksis. Man kan tenke at problemstillinger knyttet til digitalisering i praksis ikke er ulike de som oppstår i fusjonsprosesser, der to eller flere organisasjoner skal slå seg sammen til en ny enhet. Hvis digitalisering representerer enten en ny arbeidsmetode eller teknologi, må dette integreres med en allerede eksisterende organisasjonsstruktur. Det kan da gi mening å snakke om digitalisering som en fusjonsprosess. Generelt kan vi si at fusjonsprosesser ofte mislykkes når vi ser det opp mot opprinnelig mål. Mange studier er enige om hvorfor fusjonsprosesser ofte ikke lykkes. Dette knyttes først og fremst til en klar undervurdering av kulturforskjeller, mangel på involvering, dårlig planlegging og dårlig ledelse av fusjonsprosessen (Schiefloe, 2021). En av hovedforklaringene på hvorfor fusjoner ofte får et negativt utfall, er manglende anerkjennelse av at organisasjoner er komplekse systemer som fungerer best i et samspill mellom formelle og uformelle faktorer. Med andre ord, organisasjoner er generelt mye mer enn bare et organisasjonskart. Dersom man ikke tar hensyn til de mange faktorene som ligger utenfor det formelle, blir det desto vanskeligere å gjennomføre enten en fusjon eller en endringsprosess. Hvis man ikke tar disse hensyn, vil kostnadene øke, og fusjonsprosessen bli mye dyr.. En fusjonsprosess kan ikke bare betraktes som et teknisk prosjekt der man skal få ulike IT-systemer til å fungere sammen administrative systemer. De virkelige utfordringene ligger ofte i kulturelle forhold som språkbruk, normer og verdier, etablerte praksiser, ulike kommunikasjons- og samarbeidsformer, samt måten ledelsen har blitt utøvet på. For å unngå at det oppstår en splittelse mellom "oss" og "dem", er det viktig å rette fokus mot uformelle relasjoner og nettverk, samt alle aspekter som kan knyttet til disse forholdene.
Litteratur
Schiefloe, P. M. (2021). Organisasjonsanalyse (1. utgave. ed.). Fagbokforlaget.